Zasady udostępniania akt
Zasady udostępniania akt
1/ Kto może korzystać z materiałów Archiwum Archidiecezjalnego?
Z zasobu Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach (dalej: AAKat) korzystać mogą osoby, które dostarczą niezbędne dokumenty potwierdzające ich tożsamość oraz zasadność udostępnienia akt i dokumentów (np. cel naukowy, powstający artykuł, ufundowanie tablicy pamiątkowej, etc.). W tym wypadku AAKat wymaga przedłożenia pisma polecającego, w którym instytucja naukowa lub społeczna poświadcza kompetencje osoby do wykonania kwerendy w dokumentach. W AAKat nie można korzystać z materiałów z pomocą osoby trzeciej (np. w celu odczytywania pisma).
2/ Z jakimi dokumentami powinien się zgłosić przyszły użytkownik do naszego Archiwum?
Osoba, która zamierza korzystać z materiałów archiwalnych powinna zabrać ze sobą do naszego Archiwum:
a/ Wypełniony Formularz zgłoszenia użytkownika pracowni naukowej (pusty formularz oraz wypełnione wzory można znaleźć na naszej stronie internetowej, na stronie głównej w PLIKACH DO POBRANIA);
b/ Dowód osobisty lub inny dokument (np. paszport) potwierdzający tożsamość;
c/ Pismo polecające podpisane przez promotora pracy i opieczętowane przez placówkę naukową (np. Uniwersytet Śląski); redaktora czasopisma, na którego zlecenie powstaje artykuł lub przez prezesa Towarzystwa Miłośników (odtwarzających historię lokalnych społeczności).
3/ Jaka jest procedura dopuszczenia do korzystania z akt?
Wypełniony Formularz zgłoszenia użytkownika pracowni naukowej oraz pismo polecające wymienione w punkcie nr 2 zostaje przekazane Dyrektorowi Archiwum Archidiecezjalnego do zaaprobowania.
Dyrektor AAKat może wniosek odrzucić jeśli osoba zgłaszająca chęć korzystania z materiałów nie dopełniła formalności lub poprosić o uzupełnienie dokumentacji, kiedy nie została poprawnie uzupełniona (np. brak pieczęci instytucji polecającej).
Podobnie jak, ma to miejsce w Archiwach Państwowych oraz niektórych Archiwach kościelnych (np. we Wrocławiu), dyrektor AAKat, może przeprowadzić krótki test z odczytywania tekstów źródłowych – w języku łacińskim lub niemieckim (tzw. handschrift), aby upewnić się, że osoba, która chciałaby pracować z materiałami rękopiśmiennymi, jest w stanie z nich korzystać (potrafi je odczytać).
Materiały tworzące zasób AAKat są udostępniane zgonie z obowiązującym prawem archiwalnym, w świetle którego nie udostępnia się dokumentów administracyjnych przed upływem 30 lat od ich zamknięcia oraz akt personalnych przed upływem 50 lat od śmierci osoby, której dotyczą.
Osoba, zamierzająca korzystać z materiałów AAKat, zobowiązana jest także do przeczytania Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach (dostępny na stronie internetowej http://archiwum.archidiecezja.katowice.pl/pl/index/statue lub na miejscu w AAKat). Zapoznanie się z jego treścią należy potwierdzić swoim podpisem na formularzu przedłożonym przez obsługę pracowni.
4/ Czego nie można robić w pracowni naukowej?
Mając na uwadze dobro i ochronę zgromadzonych w Archiwum akt, cennych nie tylko dla dyscyplin naukowych, ale także historii pokoleń Ślązaków, korzystanie z materiałów archiwalnych Archiwum Archidiecezjalnego nakłada na każdego użytkownika pracowni udostępniania zbiorów obowiązek odpowiedniego zachowania się i obchodzenia się z aktami.
Podstawową regułą, którą kierujemy się przy korzystaniu z akt to, podobnie jak w medycynie – primum non nocere – po pierwsze nie szkodzić. Użytkownik powinien więc w taki sposób obchodzić się z aktami, by nie spowodować ich uszkodzenia (np. przedarcia dokumentu, wyrwania z poszytu, zabrudzenia). Korzystający z akt powinien zdać sobie sprawę z faktu, że nie jest bowiem jedynym użytkownikiem, który ma prawo pracy na źródłach archiwalnych zgromadzonych w naszym Archiwum. O zachowaniu w jak najlepszym stanie akt dla potomnych i innych badaczy historii należy pamiętać przeglądając zwłaszcza dokumenty bardzo stare lub w bardzo złym stanie, np. pożółknięte (kwaśny papier), wyblakłe (nietrwały atrament lub tusz), zniszczone mechanicznie lub przez grzyby i gryzonie.
Z tych powodów w pracowni udostępniania zbiorów zabrania się:
* jedzenia i picia;
* używania telefonów komórkowych;
* fotografowania, skanowania i filmowania dokumentów jak również pomieszczenia pracowni bez zgody Dyrektora Archiwum (w celu wykonania reprodukcji z akt należy wypełnić stosowny formularz);
* dokonywania odręcznych notatek w aktach;
* sporządzania notatek na kartkach lub w zeszycie położonym na jednostce archiwalnej;
* wkładania do woluminów jakichkolwiek przedmiotów;
* zaznaczania dokumentów samoprzylepnymi karteczkami (w przypadku konieczności zaznaczenia konkretnego dokumentu, np. do celów reprografii można posłużyć się zwykłymi zakładkami dostępnymi u obsługi pracowni);
* zmiany miejsca położenia jakichkolwiek dokumentów w woluminie akt (o zauważonych nieprawidłowościach w jednostce archiwalnej, zwłaszcza braku dokumentu, należy niezwłocznie poinformować obsługę pracowni);
* wyjmowania z woluminu jakichkolwiek dokumentów i wynoszenia akt z pracowni udostępniania zbiorów (jeśli zachodzi potrzeba konsultacji należy poprosić o pomoc obsługę pracowni);
* wnoszenia niebezpiecznych lub łatwopalnych przedmiotów, substancji i cieczy;
* używania otwartego ognia i palenia papierosów.
Niezastosowanie się do powyższych wytycznych, a także nieprzestrzeganie Regulaminu Archiwum powoduje cofnięcie pozwolenia na korzystanie ze zbiorów Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach.
5/ Jak zamawiać akta i jak z nich korzystać?
W celu zamówienia akt należy zapoznać się z inwentarzem drukowanym (dostępnym w pracowni udostępniania zbiorów) lub w formie elektronicznej zamieszczonym na stronie internetowej (zakładka „Bazy danych”). Po zapoznaniu się z inwentarzem i wyszukaniu jednostek archiwalnych należy wypełnić rewers (druk zamówienia) dostępny w pracowni lub na głównej stronie internetowej Archiwum („Pliki do pobrania”) i złożyć go obsłudze pracowni naukowej. Realizacja rewersów wynosi dwa dni robocze (akta zamówione w poniedziałek i piątek, będą dostępne w pracowni naukowej w środę, natomiast akta zamówione w środę, będą dostępne w pracowni naukowej w piątek).
Po otrzymaniu akt, zamawiający zostanie poproszony o potwierdzenie otrzymania zamówionych jednostek poprzez wpisanie się do zeszytu „Korzystający z akt”, a także o wypełnienie metryczek poszczególnych jednostek. Od tego momentu można rozpocząć korzystanie z zamówionych jednostek archiwalnych.
Sposób zachowania się w pracowni udostępniania zbiorów określa „Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych” dostępny w pracowni udostępniania zbiorów i na stronie internetowej (zakładka „Statut i Regulamin”).
Użytkownik może złożyć zamówienie na kserokopię, skan lub zdjęcie cyfrowe (własnym aparatem) udostępnionych mu materiałów archiwalnych. W tym celu należy posłużyć się stosownym formularzem dostępnym w pracowni lub na stronie internetowej („Pliki do pobrania”). Po wypełnieniu formularza, zamówienie przekazywane jest Dyrektorowi Archiwum, który podejmuje decyzję o wykonaniu reprografii. Nie wykonuje się kserokopii dokumentów sprzed 1950 roku.
Po zakończeniu korzystania z akt, użytkownik zdaje obsłudze pracowni zamówione materiały informując, czy będzie kontynuował pracę z aktami w kolejnych dniach. Brak wyrażenia chęci korzystania z akt skutkuje powrotem zamówionych materiałów do magazynu. Ponowne korzystanie z tych akt będzie możliwe tylko po powtórnym wypełnieniu rewersu. Akta pozostawione do dalszej pracy w pracowni naukowej oczekują na użytkownika maksymalnie 2 tygodnie. Po tym czasie wszystkie zamówione materiały wracają do magazynu.
6/ Wykorzystanie materiałów z zasobu Archiwum Archidiecezjalnego i cytowanie.
Osoba korzystająca z materiałów udostępnionych w pracowni naukowej Archiwum ma możliwość wykorzystania ich reprodukcji w przygotowywanych publikacjach. Mogą to być wykonane samodzielnie aparatem fotograficznym zdjęcia (np. z Akt Lokalnych) lub zamówione odpłatnie skany fotografii, akt lub ksiąg (jeśli istnieje taka możliwość lub została wyrażona na to zgoda dyrektora Archiwum).
Wykorzystanie materiałów w publikacji (zdjęć, skanów) powoduje zobowiązanie osoby do przekazania 1 egzemplarza po wydruku do biblioteczki pracowni naukowej Archiwum Archidiecezjalnego.
Każdorazowo zamieszczone w publikacji zdjęcie powinno być opatrzone odpowiednim opisem (co lub kogo przedstawia, z jakiego okresu pochodzi – jeśli takie informacje zachowały się lub są możliwe do ustalenia, kto wykonał fotografię?). Należy również zamieścić opis skąd pochodzi dany skan lub zdjęcie, tj. podać pełną nazwę naszego archiwum lub w kolejnych cytowaniach oficjalnie obowiązujący jej skrót.
Z uwagi na fakt, że nazwa Archiwum i jej skrót są błędnie modyfikowane w publikacjach (także wydanych w ostatnich latach) przypominamy, że zapis powinien wyglądać następująco:
Archiwum Archidiecezjalne w Katowicach (dalej: AAKat)
Jest to bardzo istotna kwestia, gdyż nie istnieje jedna wersja (schemat tworzenia) nazw archiwów diecezjalnych i archidiecezjalnych. Przykładowo na terenie Polski można spotkać się z różnymi odmianami nazw (niektóre z nich dodatkowo posiadają dane dotyczące patrona).:
Archiwum Diecezjalne w Gliwicach
Archiwum Diecezjalne w Łowiczu
Archiwum Diecezjalne w Opolu
Archiwum Archidiecezjalne w Poznaniu
Archiwum Kurii Metropolitalnej w Krakowie
Archiwum Archidiecezji Częstochowskiej im. ks. Walentego Patykiewicza
Archiwum Diecezji Sosnowieckiej im. ks. Jerzego Wolnego
W publikacjach (np. Krakowski Rocznik Archiwalny, T. 4 1998, s. 213) pod skrótem AAK występuje Archiwum Archidiecezjalne w Krakowie, stąd ten zestaw liter nie był możliwy do wykorzystania. Skrót nazwy naszego archiwum (AAKat) posiada po pierwszych literach pisanych wersalikami dodatkowo dwie małe, które mają precyzyjnie wskazywać o jaką miejscowość chodzi. Na końcu skrótu nie ma kropki.
Zasób Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach składa się z zespołów, zbiorów i kolekcji. Przy cytowaniu konkretnych jednostek należy mieć na uwadze możliwość skrócenia ich nazwy, np.
Księgi Metrykalne, dalej: KM
Akta Lokalne, dalej: AL
Akta Rzeczowe, dalej: ARZ