Zasady udostępniania akt

Zasady udostępniania akt

1/ Kto może korzystać z materiałów Archiwum Archidiecezjalnego?

      Z zasobu Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach (dalej: AAKat.) korzystać mogą osoby, które dostarczą niezbędne dokumenty potwierdzające ich tożsamość oraz zasadność udostępnienia akt i dokumentów (np. cel naukowy, powstający artykuł, ufundowanie tablicy pamiątkowej, etc.). W tym wypadku AAKat wymaga przedłożenia pisma polecającego, w którym instytucja naukowa lub społeczna poświadcza kompetencje osoby do wykonania kwerendy w dokumentach. W AAKat. nie można korzystać z materiałów z  pomocą osoby trzeciej (np. w celu odczytywania pisma).

2/ Z jakimi dokumentami powinien się zgłosić przyszły użytkownik do naszego Archiwum?

      Osoba, która zamierza korzystać z materiałów archiwalnych powinna zabrać ze sobą do naszego Archiwum:

a/ Wypełniony Formularz zgłoszenia użytkownika pracowni naukowej (pusty formularz oraz wypełnione wzory można znaleźć na naszej stronie internetowej, na stronie głównej w PLIKACH DO POBRANIA);

b/ Dowód osobisty lub inny dokument (np. paszport) potwierdzający tożsamość;

c/ Pismo polecające podpisane przez promotora pracy i opieczętowane przez placówkę naukową (np. Uniwersytet Śląski); redaktora czasopisma, na którego zlecenie powstaje artykuł lub przez prezesa Towarzystwa Miłośników (odtwarzających historię lokalnych społeczności).

3/ Jaka jest procedura dopuszczenia do korzystania z akt?

      Wypełniony Formularz zgłoszenia użytkownika pracowni naukowej oraz pismo polecające wymienione w punkcie nr 2 zostaje przekazane Dyrektorowi Archiwum Archidiecezjalnego do zaaprobowania.

      Dyrektor AAKat. może wniosek odrzucić jeśli osoba zgłaszająca chęć korzystania z materiałów nie dopełniła formalności lub poprosić o uzupełnienie dokumentacji, kiedy nie została poprawnie uzupełniona (np. brak pieczęci instytucji polecającej).

      Podobnie jak, ma to miejsce w Archiwach Państwowych oraz niektórych Archiwach kościelnych (np. we Wrocławiu), dyrektor AAKat., może przeprowadzić krótki test z odczytywania tekstów źródłowych – w języku łacińskim lub niemieckim (tzw. handschrift), aby upewnić się, że osoba, która chciałaby pracować z materiałami rękopiśmiennymi, jest w stanie z nich korzystać (potrafi je odczytać).

      Materiały tworzące zasób AAKat. są udostępniane zgonie z obowiązującym prawem archiwalnym, w świetle którego nie udostępnia się dokumentów administracyjnych przed upływem 30 lat od ich zamknięcia oraz akt personalnych przed upływem 50 lat od śmierci osoby, której dotyczą.

      Osoba, zamierzająca korzystać z materiałów AAKat, zobowiązana jest także do przeczytania Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach (dostępny na stronie internetowej http://archiwum.archidiecezja.katowice.pl/pl/index/statue lub na miejscu w AAKat.). Zapoznanie się z jego treścią należy potwierdzić swoim podpisem na formularzu przedłożonym przez obsługę pracowni.

4/ Czego nie można robić w pracowni naukowej?

      Mając na uwadze dobro i ochronę zgromadzonych w Archiwum akt, cennych nie tylko dla dyscyplin naukowych, ale także historii pokoleń Ślązaków, korzystanie z materiałów archiwalnych Archiwum Archidiecezjalnego nakłada na każdego użytkownika pracowni udostępniania zbiorów obowiązek odpowiedniego zachowania się i obchodzenia się z aktami.

  Podstawową regułą, którą kierujemy się przy korzystaniu z akt to, podobnie jak w medycynie – primum non nocere – po pierwsze nie szkodzić. Użytkownik powinien więc w taki sposób obchodzić się z aktami, by nie spowodować ich uszkodzenia (np. przedarcia dokumentu, wyrwania z poszytu, zabrudzenia). Korzystający z akt powinien zdać sobie sprawę z faktu, że nie jest bowiem jedynym użytkownikiem, który ma prawo pracy na źródłach archiwalnych zgromadzonych w naszym Archiwum. O zachowaniu w jak najlepszym stanie akt dla potomnych i innych badaczy historii należy pamiętać przeglądając zwłaszcza dokumenty bardzo stare lub w bardzo złym stanie, np. pożółknięte (kwaśny papier), wyblakłe (nietrwały atrament lub tusz), zniszczone mechanicznie lub przez grzyby i gryzonie.

  Z tych powodów w pracowni udostępniania zbiorów zabrania się:
  * jedzenia i picia;
  * używania telefonów komórkowych;
  * fotografowania, skanowania i filmowania dokumentów jak również pomieszczenia pracowni bez zgody Dyrektora Archiwum (w celu wykonania reprodukcji z akt należy wypełnić stosowny formularz);
  * dokonywania odręcznych notatek w aktach;
  * sporządzania notatek na kartkach lub w zeszycie położonym na jednostce archiwalnej;
  * wkładania do woluminów jakichkolwiek przedmiotów;
  * zaznaczania dokumentów samoprzylepnymi karteczkami (w przypadku konieczności zaznaczenia konkretnego dokumentu, np. do celów reprografii można posłużyć się zwykłymi zakładkami dostępnymi u obsługi pracowni);
  * zmiany miejsca położenia jakichkolwiek dokumentów w woluminie akt (o zauważonych nieprawidłowościach w jednostce archiwalnej, zwłaszcza braku dokumentu, należy niezwłocznie poinformować obsługę pracowni);
  * wyjmowania z woluminu jakichkolwiek dokumentów i wynoszenia akt z pracowni udostępniania zbiorów (jeśli zachodzi potrzeba konsultacji należy poprosić o pomoc obsługę pracowni);
  * wnoszenia niebezpiecznych lub łatwopalnych przedmiotów, substancji i cieczy;
  * używania otwartego ognia i palenia papierosów.

  Niezastosowanie się do powyższych wytycznych, a także nieprzestrzeganie Regulaminu Archiwum powoduje cofnięcie pozwolenia na korzystanie ze zbiorów Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach.

5/ Jak zamawiać akta i jak z nich korzystać?

      W celu zamówienia akt należy zapoznać się z inwentarzem drukowanym (dostępnym w pracowni udostępniania zbiorów) lub w formie elektronicznej zamieszczonym na stronie internetowej (zakładka „Bazy danych”). Po zapoznaniu się z inwentarzem i wyszukaniu jednostek archiwalnych należy wypełnić rewers (druk zamówienia) dostępny w pracowni lub na głównej stronie internetowej Archiwum („Pliki do pobrania”) i złożyć go obsłudze pracowni naukowej. Realizacja rewersów wynosi dwa dni robocze (akta zamówione w poniedziałek i piątek, będą dostępne w pracowni naukowej w środę, natomiast akta zamówione w środę, będą dostępne w pracowni naukowej w piątek).

  Po otrzymaniu akt, zamawiający zostanie poproszony o potwierdzenie otrzymania zamówionych jednostek poprzez wpisanie się do zeszytu „Korzystający z akt”, a także o wypełnienie metryczek poszczególnych jednostek. Od tego momentu można rozpocząć korzystanie z zamówionych jednostek archiwalnych.
  Sposób zachowania się w pracowni udostępniania zbiorów określa  „Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych” dostępny w pracowni udostępniania zbiorów i na stronie internetowej (zakładka „Statut i Regulamin”).

  Użytkownik może złożyć zamówienie na kserokopię, skan lub zdjęcie cyfrowe (własnym aparatem) udostępnionych mu materiałów archiwalnych. W tym celu należy posłużyć się stosownym formularzem dostępnym w pracowni lub na stronie internetowej („Pliki do pobrania”). Po wypełnieniu formularza,  zamówienie przekazywane jest Dyrektorowi Archiwum, który podejmuje decyzję o wykonaniu reprografii. Nie wykonuje się kserokopii dokumentów sprzed 1950 roku.

  Po zakończeniu korzystania z akt, użytkownik zdaje obsłudze pracowni zamówione materiały informując, czy będzie kontynuował pracę z aktami w kolejnych dniach. Brak wyrażenia chęci korzystania z akt skutkuje powrotem zamówionych materiałów do magazynu. Ponowne korzystanie z tych akt będzie możliwe tylko po powtórnym wypełnieniu rewersu. Akta pozostawione do dalszej pracy w pracowni naukowej oczekują na użytkownika maksymalnie 2 tygodnie. Po tym czasie wszystkie zamówione materiały wracają do magazynu.