Zlecenia i wzorce podań
ZMIANY W SPOSOBIE ZLECANIA KWEREND
1/ W Archiwum Archidiecezjalnym można zlecić poszukiwanie przede wszystkim antenatów (bezpośrednich przodków po mieczu i kądzieli). Zlecenia dotyczące rodzeństwa przodków będą przyjmowane po weryfikacji (liczba aktualnych zleceń; informacje przedstawione przez zlecającego, etc.).
2/ W jednym zleceniu mogą się znaleźć maksymalnie 2 „gałęzie” rodziny do odszukania, np. przodkowie dziadka ze strony ojca i babki ze strony ojca.
3/ Archiwum Archidiecezjalne z Katowicach specjalizuje się w poszukiwaniu osób które zostały zapisane w księgach kościelnych przed 1 października 1874 roku, czyli przed momentem powstania w Cesarstwie Niemieckim Urzędów Stanu Cywilnego (Standesamt), oraz w sytuacji, gdy metryki kościelne są jedynym źródłem, na podstawie którego można odtworzyć dzieje rodziny.
4/ Zlecenia dotyczące osób urodzonych, poślubionych i zmarłych po 1 października 1874, mogą być realizowane po uprzednim przeszukaniu zasobów archiwum państwowego lub urzędów stanu cywilnego. W tym wypadku należy przedłożyć pismo z informacją, z tych instytucji, jakie zapisy (z jakich lat i miejscowości) zostały przeszukane.
5/ Nie wykonuje się w Archiwum Archidiecezjalnym w Katowicach kwerend typu: „Proszę odszukać w najstarszych księgach wszystkie osoby o nazwisku Pawlik…”
Archiwum Archidiecezjalne
nie udostępnia oryginałów ksiąg metrykalnych
do bezpośredniego korzystania,
w celu hobbystycznego poszukiwania danych do drzew genealogicznych.
Nie wykonuje się także kserokopii, fotokopii oraz skanów
z oryginałów ksiąg metrykalnych.
Kopie sporządzane są tylko z materiałów zdigitalizowanych.
Osoby poszukujące swoich przodków mogą skorzystać osobiście (nieodpłatnie) z ksiąg zdigitalizowanych w pracowni naukowej Archiwum (zob. https://archiwum.archidiecezjakatowicka.pl/pl/index/content/19/).
Pierwszym krokiem, przed podjęciem poszukiwań Przodków w naszym Archiwum powinno być sprawdzenie, które z ksiąg poszczególnych serii (chrzty, śluby, pochówki) są zgromadzone w naszym zasobie. Informacje te można znaleźć w dziale KWERENDY METRYKALNE.
Po wyborze odpowiedniego dekanatu, kolejnym krokiem jest wybór miejscowości, która nas interesuje oraz odpowiedniej parafii, jeśli jest ich kilka dla danego miasta (np. w Katowicach lub Chorzowie).
Po upewnieniu się, że wybrane księgi metrykalne znajdują się u nas, należy zwrócić się do Archiwum z prośbą o rozpoczęcie kwerendy:
1/ OSOBIŚCIE – odwiedzając Archiwum Archidiecezjalne. W tym celu potrzebny jest dowód osobisty oraz dokumenty
wykazujące POKREWIEŃSTWO (w linii prostej: Dziadek, Pradziadek etc.) z poszukiwanymi osobami.
2/ LISTOWNIE - jeżeli osobiste stawiennictwo nie jest możliwe, należy zwrócić się do Archiwum z prośbą
pocztą tradycyjną (listownie). Jest to uzasadnione, gdy osoba mieszka np. w Niemczech i nie może
przyjechać do Polski. Wiemy z doświadczenia, że listowna korespondencja nie stanowi problemu,
co potwierdziła kwerenda dla osoby mieszkającej w Australii.
W wypadku wyboru tej możliwości kontaktu z nami, osoba zwracająca się do Archiwum, obowiązkowo
powinna potwierdzić swoje dane w oparciu o dowód tożsamości na formularzu Archiwum. Może tego
dokonać przez proboszcza, pracownika Urzędu Miasta lub gminy w miejscu zamieszkania lub przez
notariusza (wymagany jest podpis i funcja osoby uwierzytelniającej oraz pieczęć instytucji).
3/ przez PEŁNOMOCNIKA – może się także zdarzyć, że osoba mieszkająca zagranicą (lub w kraju) upoważni
kogoś z dalszej rodziny, znajomego lub prawnika do poszukiwania swoich przodków. W takim
wypadku osoby, które otrzymały pełnomocnictwo powinny zabrać ze sobą dowód
tożsamości oraz ORYGINAŁ UPOWAŻNIENIA DO REPREZENTOWANIA KLIENTA
uprawomocniony przez notariusza.
Warto przypomnieć, że nie wydaje się danych personalnych osobom SPOWINOWACONYM (za wyjątkiem punktu 3), czyli związanym z poszukiwanymi przodkami przez męża czy żonę, np. danych dotyczących rodziców Teścia. Jest to normalna procedura stosowana także np. w Urzędach Stanu Cywilnego, który również w swoich księgach gromadzi dane osobowe.
Petenci nie spokrewnieni z poszukiwanymi osobami, np.: w sytuacji kiedy prowadzona jest sprawa spadkowa lub zakupiona działka jest w trakcie uregulowania jej prawnych właścicieli, powinni wykazać udokumentowany INTERES PRAWNY.
DECYZJĘ O WPŁACIE KWOT NA KONTO KURII
podejmują w każdej sytuacji
PRACOWNICY PRZYJMUJĄCY ZLECENIE
PROSIMY O NIEWPŁACANIE OPŁATY WSTĘPNEJ (zadatku)
lub KWOTY za POSZUKIWANIA (ustalonej zaocznie przez zlecającego)
bez naszej wiedzy.
WPŁATY POCZYNIONE bez WCZEŚNIEJSZEGO UZGODNIENIA z ARCHIWUM NIE PODLEGAJĄ ZWROTOWI
- np. 50 zł wpłacone na poszukiwanie przodków z Zabrza (Hindenburg). Z braku ksiąg metrykalnych z tego terenu
(diecezja gliwicka) nie jesteśmy w stanie wykonać zleconej kwerendy (poszukiwań).
Korespondencja elektroniczna i rozmowy telefoniczne, nie będą wiążące
jeśli chodzi o rozpoczęcie kwerendy.
Służą one jedynie uściśleniu informacji dotyczących poszukiwanych osób.
Wybierając się do nas osobiście lub przesyłając list do naszego Archiwum, warto zabrać ze sobą lub dołączyć do listu:
1/ własne drzewa genealogiczne
2/ uwierzytelnione dokumenty pochodzące z kancelarii parafialnych lub Urzędów Stanu Cywilnego, które zawierają często dodatkowe informacje o współmałżonkach, lub miejscu urodzenia, bardzo cenne jeśli chodzi o trafne wytypowanie parafii i skrócenie czasu poświęconego na poszukiwanie.
Poszukiwań informacji w księgach metrykalnych
dokonują
wyłącznie pracownicy Archiwum Archidiecezjalnego
Wypełniając formularz zlecenia kwerendy metrykalnej należy podać dane poszukiwanych przodków (względnie właścicieli gruntów lub domów). Konieczne jest także podanie własnych danych personalnych (imię, nazwisko, adres, seria i numer dowodu tożsamości) oraz numeru telefonu lub adresu poczty elektronicznej do korespondencji.
Dane osobowe spisywane są tylko do użytku wewnętrznego - służą identyfikacji osób,
ustaleniu pokrewieństwa i są niezbędne w kontaktach ze Zlecającym,
np. w momecie uzyskania dodatkowych informacji o poszukiwanych osobach).
Przekazanie danych teleadresowych osobom trzecim,
np. w momencie odnalezienia przez nas krewnych, o których do tej pory nie wiedział Zlecający,
może nastąpić TYLKO po uzyskaniu jego zgody.
Opieczętowane i podpisane drzewa genealogiczne oraz odpisy wierzytelne gwarantują, że zawarte w nich dane odpowiadają stanowi faktycznemu. Warto pamiętać, że odpisy wierzytelne są przepisywane w języku w jakim została spisana metryka lub w językach jeśli np. mamy rubryki w języku niemieckim rozpoczynające się w 1913 i spisywane przez okres 20 lat, a metrykę w języku polskim z 1926 roku. Nie są one tłumaczone z języka w jakim je wytworzono na język polski, lub w wypadku klientów z zagranicy na język niemiecki lub angielski.
Informacje zawarte w metryce przepisywane są z błędami oraz ze skrótami,
w oryginalnej pisowni. Dla przykładu:
Przyczyna zgonu: uwiąd starcy [!] choć wiadomo, że chodzi o „uwiąd starczy”
Stand: Jgf [Jungfern] Jgf – skrót na określenie panny
Stand: Einl.[ieger] Einlieger – komornik. Przedstawiciel najuboższej
warstwy społecznej zamieszkującej wieś
Name des Täuflings: Neszka Neszka – gwarowe imię Agnieszka
CC. LL. - [Conjugum legitimorum] CC. LL. – oznacza dosłownie – ze związku legalnego.
„Z prawego łoża”
Pracownicy Archiwum stosując nawiasy kwadratowe potwierdzają zawartą w odpisie pisownię [!], a także zwykle rozwijają skróty zawarte na stronie księgi metrykalnej.
zob. WZORCE PODAŃ KWERENDY
genealogicznej i własnościowej
Podanie o kwerendę metrykalną - DRUK